Wspomniany już John Rossheim podkreśla, że sporządzanie dokumentacji może być źródłem przewagi nad innymi kandydatami. „Menedżerowie pro­wadzący rekrutację ciągle informują mnie o powtarzającym się koszmarze"

-mówi John. „Dostają CV , telefonują do kandydata, a on się pyta: "0 jaką pracę chodzi? Jakie CV wam wysłałem?" Jeśli usłyszą takie pytanie, natych­miast eliminują daną osobę... Musisz być w stanie przypomnieć sobie, w ja­ki sposób kontaktowałeś się z każdym z pracodawców. Możesz wykorzys­tać w tym celu zwykłe segregatory, w których będziesz przechowywał dokumentację zawierającą dane na temat tego, z kim się skontaktowałeś, kiedy i jaką wersję swojego CV mu przekazałeś".

W miarę jak posuwasz się naprzód w poszukiwaniu pracy, prowadze­nie dokumentacji nabiera coraz większego znaczenia. Gdy w trakcie realiza­cji tego programu zajdzie potrzeba sporządzenia dokumentacji, będę o tym przypominał. Utrzymywanie porządku w aktach zajmuje tylko kilka minut dziennie, a daje korzyść w postaci krótszego i bardziej efektywnego poszu­kiwania pracy.

Jeśli jesteś osobą dobrze zorganizowaną, po prostu sporządzaj doku­mentację w sposób, jaki najbardziej ci odpowiada. Jeśli natomiast jesteś kimś, kto „po prostu nie może się zorganizować", będziesz musiał poświe­cić temu punktowi programu nieco więcej wysiłku. Używaj narzędzi, który­mi sprawnie się posługujesz. Niektórzy ludzie lubią używać papieru: folde­rów, akt, formularzy lub zapisanych serwetek; inni korzystają wyłącznie z elektronicznych form zapisu. Bez względu na to, czy posługujesz się syste­mem elektronicznym czy tradycyjnym, gdy odbierzesz telefon od osoby pro­wadzącej rekrutację, musisz umieć odnaleźć odpowiedni folder w trakcie wstępnej pogawędki.

Sporządzenie dokumentacji nada kształt twoim poszukiwaniom. Może się zdarzyć, że gdy nie będziesz wiedział, jakie powinno być twoje następne działanie, pomoże ci samo spojrzenie w akta.

Dave Trance z CTG, firmy konsultingowej z branży IT, wskazuje na jesz­cze jeden powód, aby sporządzać skrupulatną dokumentację: stanowi ona dowód, że aktywnie poszukujesz pracy, a tym samym może być podstawa do udzielenia ci zapomogi.

Hubert 2009-08-18