Technologia zrewolucjonizowała każdą fazę procesu rekrutacyjnego. Jeśli wiesz, jak osoby prowadzące rekrutację posługują się technologią, wiedzę tę możesz wykorzystać z korzyścią dla siebie.
Najważniejszym ich narzędziem jest baza danych, czyli zbiór informacji oraz dokumentów dostępny za pośrednictwem komputera. Na przykład firma Monster posiada dwie pojemne bazy danych: w jednej kandydaci mogą poszukiwać ofert pracy, w drugiej osoby prowadzące rekrutację mogą poszukiwać CV.
Bazy internetowe zawierają miliony CV uporządkowanych według nazwisk kandydatów. Poza tym, że bazy danych umożliwiają selekcjonerom wyszukanie odpowiedniego CV, pozwalają na ich porządkowanie - na przykład według miast, z jakich pochodzą kandydaci. W celu wyszukiwania CV używa się słów kluczowych. Przykładowo, ktoś poszukujący pielęgniarek może w ten sposób zapoznać się ze wszystkimi CV, które zawierają słowo „pielęgniarka", „pielęgniarstwo" itp.
Osoby prowadzące rekrutację mogą ponadto posiadać swoje własne bazy danych zawierające CV, które otrzymali bezpośrednio od kandydatów i z których mogą korzystać, gdy mają zamiar kogoś zatrudnić. W rękach doświadczonego użytkownika bazy danych są niezwykle wydajne: poszerzają pole działania, skracając jednocześnie czas poszukiwania. Aby się o tym przekonać, wystarczy tylko porównać czas, jaki zajmuje wystukanie kilku wyrazów na klawiaturze komputera, z czasem potrzebnym na przejrzenie dziesięciu tysięcy CV.
Technologia umożliwia menedżerom skoncentrowanie się na wykonywaniu zadań, w których udział czynnika ludzkiego odgrywa rolę kluczową, takich jak budowanie sieci kontaktów, odbywanie rozmów kwalifikacyjnych z obiecującymi kandydatami, prowadzenie szkoleń, zarządzanie podwładnymi oraz sprawowanie opieki nad nowo zatrudnionymi pracownikami.
Negatywną cechą technologii jest eliminowanie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich. Żadna baza danych nie jest w stanie wyobrazić sobie ciebie na nowym stanowisku pracy, ocenić twojego zainteresowania wykonywaną pracą lub rozpoznać, jaką jesteś osobą. Nie przekonasz programu komputerowego, że w przyszłości zostaniesz liderem w danym przedsiębiorstwie, chociaż masz wszelkie dane ku temu.
Inna cecha negatywna: dwadzieścia lat temu osoby prowadzące rekrutację znały większość stanowisk pracy z własnego doświadczenia. Obecnie przeprowadzanie rekrutacji na stanowiska wymagające wysokich kwalifikacji specjalistycznych wymaga szerokiej wiedzy, której nie może posiadać jedna osoba. Jest zatem prawdopodobne, że prowadzący rekrutację podejmie decyzję na podstawie pytań sformułowanych przez kogoś innego. Może się również zdarzyć, że chociaż twoja pierwsza rozmowa kwalifikacyjna w ogóle nie będzie dotyczyć konkretnych umiejętności technicznych, będziesz musiał udowodnić, że masz coś do zaoferowania.
Bill Hickmott z Ironworks Executive Partners, firmy konsultingowej z branży HRM, wskazuje na nowe wyzwania, jakie wynikają z samej tylko liczby zgromadzonych CV: „Nadchodzących CV nie czytają doświadczeni specjaliści ds. rekrutacji. Robią to zazwyczaj administratorzy, którzy przekazują je następnie menedżerom ds. personalnych; ci ostatni zaś przekazują je z kolei komuś innemu... Pomyśl o niedoskonałości tego systemu. Jesteś oceniany, oceniany i oceniany. Nikt jednak nie ma czasu, aby szczegółowo studiować twoje CV !"
Internet, e-mail oraz bazy danych znacznie skróciły cykl przyjmowania do pracy. W 1990 roku wynosił on na ogół dwanaście tygodni. Obecnie wynosi około czterech tygodni, przy czym zdarzały się przypadki, w których trwał zaledwie cztery dni! W niektórych przedsiębiorstwach decyzje o przyjęciu do pracy nowych pracowników podejmuje się w trybie natychmiastowym, wykorzystując wcześniej określony zbiór kandydatów dostosowany do potrzeb firmy.
Pod wpływem technologii zmienił się również sposób kontaktowania się z pracodawcą. Do niedawna wysłanie CV i listu motywacyjnego e-mailem uważane było za gorsze rozwiązanie niż wysłanie ich pocztą. To się jednak skończyło. Każda firma posługuje się obecnie e-mailami, a selekcjonerzy nie widzą powodu, aby czekać, aż doręczane przez listonosza CV znajdą się na ich biurkach.
W przeciwieństwie do tego, co się dzisiaj niekiedy sądzi, technologia nie zmieniła obowiązującej w biznesie etykiety. Grzeczność oraz profesjonalizm wciąż są niezwykle ważne. Trzeba wiedzieć, jak wygląda profesjonalnie prowadzona rozmowa telefoniczna, należy wysyłać krótkie wiadomości zawierające podziękowania - listownie lub e-mailem. Przed wysłaniem powinno się sprawdzić, czy nie zawierają one błędów. W końcu to, w jaki sposób prezentujesz się osobiście, w rozmowie telefonicznej lub na piśmie, wiele o tobie mówi.